Dagelijks koppelen wij verschillende software met elkaar. Dit doen we voor allerlei verschillende type klanten. De behoefte om software te koppelen groeit per dag en wij merken dat het voor de meeste klanten toch een lastige materie is.
De komen de tijd gaan we in een serie van een aantal blogs een aantal onderwerpen behandelen die met elkaar antwoord geven op de vraag: "Waar moet je op letten als je software wilt gaan koppelen?"
Deze eerste blog geeft antwoord op de vraag :
Zorg dat je als eerste een helder en gedetailleerd beeld hebt over jouw eigen bedrijfsprocessen.
Welke software wil je gaan gebruiken voor jouw specifieke bedrijfsprocessen, waarbij je onderscheid kan maken tussen het primaire bedrijfsproces en het secundaire bedrijfsproces.
💡 Tip 1: Breng jouw bedrijfsprocessen gedetailleerd in kaart. Heb je geen tijd of ontbreekt het aan kennis? Neem een bedrijfskundig adviseur in de armen die jou hiermee kan helpen.
Met onderstaand voorbeeld help ik je alvast een stukje op weg
Primaire bedrijfsproces
Jouw bedrijf verkoopt zonwering waarvoor je offertes opstelt die je vervolgens in opdracht krijgt en daarna uitlevert aan de klant. Het primaire proces is dus het verkopen en leveren van zonwering. Voor jou is het belangrijk dat je op een efficiënte en effectieve manier jouw prospects en relaties kan beheren, offertes en orders kan aanmaken en facturen kan versturen en kan zien of deze facturen betaald zijn.
De software die je hiervoor wilt gebruiken moet dus geschikt zijn om jou optimaal te ondersteunen met de uitvoering van dit primaire bedrijfsproces.
Hiervoor kan je een CRM-software gebruiken, zoals bijvoorbeeld Zoho CRM, Hubspot CRM, Salesforce of een andere CRM software. CRM software systemen zijn speciaal ontworpen voor bedrijven die hun klantrelaties willen verbeteren en de klantwaarde willen verhogen.
💡 Tip 2: Neem een CRM adviseur in de armen, die jou kan helpen de juiste keuzes te maken voor een CRM-software die het beste past bij jouw bedrijfsprocessen.
Secundaire bedrijfsproces
Als onderneming heb je de wettelijke verplichting om de financiële activiteiten te administreren, zodat de overheid belastingen kan heffen. Hiervoor moet je een boekhouding bijhouden.
Alle verkoopfacturen moeten worden verwerkt in het verkoopboek van de boekhouding. Inkoopfacturen moeten worden verwerkt in het inkoopboek. Ontvangsten en uitgaven moeten worden verwerkt in het bank- en/of kasboek. Maandelijks of periodiek moet er BTW aangifte worden gedaan en jaarlijks moet er aangifte vennootschapsbelasting gedaan worden.
Dit is een secundair bedrijfsproces (de boekhouding). De software die je hiervoor wilt gebruiken moet dus geschikt zijn om jou optimaal te ondersteunen in de vastlegging van alle financiële activiteiten die voortkomen uit het primaire bedrijfsproces (de verkoop zonwering).
Hiervoor heb je specifieke boekhoudsoftware nodig hebt, zoals bijvoorbeeld Exact Online, Visma NET, Snelstart en vele andere keuzemogelijkheden.
💡 Tip 3: Breng alle bedrijfsprocessen goed in beeld zoals inkoop, planning, productie, urenregistratie etc. en zoek voor elk proces de software die het beste bij jouw bedrijfsproces past en klantwaarde toevoegt.
Als je kiest voor de beste CRM-software en de beste boekhoudsoftware dan houdt dit in dat in beide software systemen dezelfde gegevens moeten worden vastgelegd. Denk aan bijvoorbeeld aan klantgegevens die je nodig hebt om offertes te maken met de CRM-software. Diezelfde gegevens heb je ook nodig om je verkoopboekingen vast te leggen in je boekhoudsoftware. Datzelfde geldt bijvoorbeeld ook voor artikelen.
Toch wil je maar op 1 plek gegevens beheren en dat is in de software die je gebruikt voor jouw primaire bedrijfsproces, de CRM-software. Dit los je op door de CRM-software te koppelen met de boekhoudsoftware.
Bij de selectie van de verschillende software pakketten moet je naast dat de software geschikt moet zijn voor het specifieke bedrijfsproces ook letten op de mogelijkheden die geboden worden om de software te koppelen.
In 70% van de gevallen bereik je met een standaard software koppeling niet datgene wat je echt wilt bereiken, namelijk maximale efficiency in jouw bedrijfsproces.
In onze volgende blog gaan we dieper in op het koppelen van software en waar je bij software koppelingen op moet letten om het maximale uit jouw software te halen.
Wil je meer informatie of heb je vragen over dit onderwerp? Neem dan gerust contact met ons op.
