Verstuur je ook maandelijks creditnota's voor het uitbetalen van fees aan bedrijven die voor jouw organisatie de verkoop realiseren? Dan kan het zo maar zijn dat de vergoeding die nu wordt betaald pas in de toekomst leidt tot omzet. Hoe ga je daar dan mee om in je boekhouding?
Jouw organisatie werkt samen met partnerbedrijven die de verkoop realiseren. Die bedrijven ontvangen over het algemeen een vergoeding voor het verkopen van de diensten en producten. Gebruikelijk is om dan creditnota's te versturen op basis waarvan de betaling plaats vindt.
Maar wat als deze partners maandabonnementen voor jouw organisatie verkopen en de vergoedingen worden in 1 keer uitbetaald over de gehele looptijd van het abonnement ?
Jullie klanten betalen elke maand de abonnementskosten, waarvoor abonnementsfacturen worden verstuurd, maar de vergoeding die is betaald aan het partnerbedrijf zit dan al voor de totale looptijd in de kosten. Hierdoor wordt er boekhoudkundig verlies gerealiseerd op het abonnement. De opbrengsten en de kosten zijn dus niet in balans.
Hoe los je dit boekhoudkundig op ?
Als je de creditnota verstuurt naar het partnerbedrijf, dan wordt deze vergoeding als negatieve omzet geboekt in jouw boekhouding. Als de vergoeding over de gehele looptijd gaat van een verkochte abonnement, waarvoor de opbrengsten pas later komen, dan betaal je deze vergoeding dus eigenlijk vooruit. Voor de boekhouding zijn deze betaalde vergoedingen eigenlijk 'vooruitbetaalde kosten'
Om deze negatieve omzet uit de omzet te halen, kan je een memoriaalboeking aanmaken, waarbij je in de 1e regel van de memoriaalboeking het gehele bedrag van de creditnota (exclusief btw) credit boekt op de grootboekrekening 'omzet' ( W&V ). Dit is dezelfde grootboekrekening waarop de creditnota is geboekt. Daarnaast maak je een tweede regel aan, waarbij je het gehele bedrag van de creditnota ( exclusief BTW ) boekt op de grootboekrekening 'vooruitbetaalde kosten' ( Balans ).
Hiermee zorgt je dus dat de creditnota uit de omzet wordt gehaald en als vooruitbetaalde kosten naar de balans worden geboekt.
Gedurende de looptijd van het abonnement maak je elke keer op de 1e van de maand een memoriaalboeking aan, waarbij je in de 1e regel van de memoriaalboeking een maanddeel van de creditnota ( exclusief btw ) debit boekt op grootboekrekening 'kosten omzet' ( W&V ) en in de 2e regel een maanddeel van de creditnota ( exclusief btw ) credit boekt op grootboekrekening 'Vooruitbetaalde kosten' ( Balans )
Hiermee zorg je dat elke maand een maanddeel van de vooruitbetaalde kosten vrijvallen en als kosten naar de Winst & Verliesrekening wordt geboekt.
Op deze wijze zorgt je er dus voor dat de kosten voor de verkoop van het abonnement gelijk blijven lopen met de opbrengsten van het abonnement en krijg je een zuiver beeld over winst of verlies over het verkochte abonnement.
Maar wat nu als abonnementen en facturen worden aangemaakt in een ander CRM software pakket dan het boekhoudpakket en via een koppeling worden aangemaakt in jouw boekhoudsoftware ?
Via het easylink platform kunnen memoriaalboekingen op basis van abonnementen , looptijden, facturen, en creditfacturen volledig geautomatiseerd worden aangemaakt in een boekhoud softwarepakket. Uiteraard moet het software pakket wel deze functionaliteit ondersteunen via een interface ( API ).
Wil je meer weten of wil je eens sparren over vergelijkbare situaties of een andere uitdaging aan ons voorleggen. Schroom dan niet en neem gerust contact op.
