Henk Pen Campers & Caravans is de kampeerspecialist voor het oosten van Nederland. Naast de in- en verkoop van campers en caravans kun je er ook terecht voor onderhoud en reparatie. Alles wat je verder nodig hebt vind je in de kampeerwinkel. In de eigen werkplaats worden verkochte wagens afleverklaar gemaakt (en bijvoorbeeld voorzien van aangeschafte accessoires zoals fietsendragers) en worden zowel de huurwagens als de wagens van klanten periodiek onderhouden. Dat zijn heel wat klussen om te plannen. En zo kwamen wij ook met hen in contact.
“Wij zijn via vPlan bij easylink terecht gekomen. Vorig jaar hebben wij ons oude ERP-systeem ingeruild voor Exact Online Productie en zochten toen een plansysteem dat daarop aansloot. Dat werd vPlan. Omdat we meer informatie in vPlan nodig hadden om goed te kunnen plannen dan standaard door Exact doorgestuurd werd, bracht vPlan ons met easylink in contact.
Er komen vier soorten klussen bij onze werkplaats binnen; een verkocht voertuig klaarmaken voor aflevering, een reparatie, een schade of onderhoud. Dus dat onderscheid wilden we ook in vPlan zichtbaar maken. Ook moet bij verkoop het voertuignummer doorgestuurd worden naar de planning zodat ze weten welke camper of caravan ze klaar moeten maken. En natuurlijk welke bijverkochte accessoires er gemonteerd moeten worden. Die klussen worden nu als aparte taken gepland zodat we heel goed inzichtelijk hebben hoeveel tijd dit echt heeft geduurd tegenover wat er gepland was. Daardoor kunnen we steeds beter inschatten hoe lang iets duurt waardoor we steeds beter kunnen plannen. Bovendien kunnen we zo, als er ergens een klus uitvalt of sneller klaar is, er makkelijk een kleine taak tussenplannen. En de monteurs houden de tijd ook echt goed bij door de makkelijke app van vPlan; ze drukken op start wanneer ze beginnen en op stop wanneer ze klaar zijn en vPlan hangt de tijd automatisch aan de taak en dus aan het project waar het bijhoort. Zodra alle taken van het project (het voertuig dus) uitgevoerd zijn en de monteur het geheel gereed meldt, worden de uren automatisch van vPlan teruggestuurd naar Exact Online waar wij met een enkele klik de facturatie kunnen opstarten.
Verder wilden we graag dat niet alleen de titel van de ordertaak, maar ook de beschrijving meegestuurd werd naar vPlan. Daar staat namelijk vaak informatie in die de monteur nodig heeft, bijvoorbeeld de beschrijving van benodigde onderdelen. Dit gebeurt niet standaard in de Exact Online-vPlan-koppeling, maar hebben wij dus wel.
Een andere eis die niet heel ingewikkeld is, maar wel heel handig is het vrije invoerveld voor de naam van de verkoper. Nu kan de monteur in de werkplaats, als hij een vraag heeft, in vPlan snel zien wie de verkoper is en zo even afstemmen met degene die de afspraken heeft gemaakt.
De grote winst zit hem voor ons dat we veel minder handelingen in Exact hoeven te doen. Dat gaat nu allemaal automatisch en zoveel mogelijk realtime. Dat scheelt heel veel werk en dus tijd, wat in drukke periodes echt uitmaakt. Daarnaast zijn we bezig om voorraadbeheer in te voeren waardoor we nog meer efficiëntie kunnen halen. Nu komt het soms voor dat er onderhoud of afleverklaar maken is ingepland, maar dat niet alle onderdelen of accessoires in huis zijn. Als we dat straks op orde hebben wordt een project pas ingepland als alles wat ervoor nodig is ook op de plank ligt. Zo voorkomen we stilstand en gaten in de planning.
We hebben de samenwerking met easylink als heel prettig ervaren. Ze hebben goed meegedacht, precies gedaan en gemaakt wat ze beloofd hebben en hielden ons goed op de hoogte. Ook als wij eens belden of mailden met een vraag kregen we snel een duidelijke reactie.
Voor de toekomst hebben we nog de wens om de werkorders realtime vanuit Exact Online naar vPlan te kunnen sturen. Daar zit nu vanuit Exact nog een vertraging van ongeveer een kwartier op. Dat lijkt niet veel, maar als er vijf klanten aan je balie staan en je moet na het afwerken van die rij uit je hoofd terughalen wanneer welke wagen nou klaar moet zijn en dus wanneer je die moet plannen… Het zou veel beter zijn als je dat direct kunt doen. Kees heeft al een aantal mogelijke oplossingen bedacht en toegelicht en daar gaan we de komende periode naartoe werken.”
