P+ Industry uit Uden (onderdeel van de P+ Group) levert persluchtinstallaties, RVS en kunststof leidingsystemen, olie- en brandstofinstallaties, procesinstallaties en afzuigsystemen in onder andere de farmaceutische-, chemische-, genotsmiddelen- en voedingsmiddelenindustrie. Ze verzorgen het ontwerp, de levering en vervolgens het onderhoud en werken met allerlei software om hun processen te managen.
P+ Industry werkt dagelijks aan veel verschillende projecten die gepland en gemanaged moeten worden. Om dat projectmanagement nog verder te stroomlijnen zochten ze naar een oplossing om de uren van hun medewerkers makkelijker bij te kunnen houden en zo hun projectafwikkeling en salarisadministratie sneller en efficiënter te kunnen doen. Zo kwamen wij met ze in contact.
“Voor ons bedrijf waren we op zoek naar een app waarbij medewerkers uren kunnen registreren op de diverse projecten waaraan ze werken. Er zijn in Nederland diverse aanbieders van apps voor urenregistraties maar veel van deze apps zijn, volgens onze mening, véél te algemeen. Hierdoor worden de urenregistraties te lastig omdat deze apps niet “Jip & Janneke” zijn en bovendien niet zijn gemaakt voor specifieke wensen van diverse klanten. Je kunt de meeste apps niet finetunen op je eigen situatie.
Korte lijnen en no-nonsense mentaliteit
Uiteindelijk hebben we V-Plan uitgenodigd om te bespreken of zij oplossingen konden bieden die aan onze wensen voldeden. Na de eerste verkennende gesprekken met V-Plan en het aangeven van onze specifieke wensen, gaven zij aan dat Easylink de partij is die onze wensen kon vertalen in een maatwerk oplossing. Vervolgens hebben we ook met Easylink om de tafel gezeten en al snel bleek dat we het met hen aandurfden om het pad van een maatwerk oplossing in V-Plan te gaan bewandelen. De no-nonsense mentaliteit van Kees en Stefan en de fijne manier van communicatie hebben hierin de doorslag gegeven. Je moet snel kunnen schakelen en dan zijn hele korte communicatielijnen van doorslaggevend belang.
Het gaat namelijk niet alleen om de registratie van de gewerkte uren op een project, maar ook om niet declarabele uren en bijvoorbeeld verlofuren. Deze uren vragen om een iets andere wijze van registratie. Ook wilden we de geregistreerde uren gebruiken voor de salarisadministratie (dat kon in één moeite door, want we waren lekker aan het uitvinden en ontdekken 😊).
Natuurlijk moest er ook een bon voor de urenverantwoording gegenereerd kunnen worden, zodat de opdrachtgevers inzicht hebben in de door ons uitgevoerde werkzaamheden en daar hun akkoord op kunnen geven. De urenregistratie is nu zo gemaakt dat onze medewerkers in een hele korte tijd en op een hele eenvoudige wijze hun arbeid, pauzes, reistijden en gereden kilometers kunnen invullen. Deze gegevens worden verwerkt op een bon. Deze bon kan automatisch naar meerdere e-mailadressen verstuurd worden, maar dat hoeft niet. Na het genereren van de bon voor de urenverantwoording wordt deze in ieder geval als PDF toegevoegd aan het project. Dat is superhandig.
Easylink leverde een werkende oplossing
Met een door ons aangedragen omschrijving van de gewenste mogelijkheden, heeft Easylink een in de praktijk perfect werkende oplossing gecreëerd. We zijn daar heel blij mee. Zij hebben de kennis om speciale velden aan te maken in V-Plan, informatie uit Exact Online te importeren in V-Plan en die informatie te verwerken op onze werkbon.
Easylink is net klaar met de ontwikkeling en we zijn nu aan het testen. Tot nu toe hebben we geen enkele fout kunnen ontdekken, alle wensen die we tijdens de ontwikkeling hebben besproken zijn 100% gerealiseerd en functioneren zoals bedacht. We hebben Easylink het vuur flink aan de schenen gelegd en zij zien dat niet als “gezeur” maar als een uitdaging. We hebben samen iets gemaakt dat denk ik uniek is in Nederland. Ik denk dat we trots mogen zijn op het eindresultaat!
We hebben alle geregistreerde uren perfect in beeld en kunnen onze projecten hierdoor snel en adequaat afwikkelen en ook de uren m.b.t. de salarisadministratie zijn goed inzichtelijk. Door de maatoplossing van Easylink besparen we kostbare tijd.”
